Como calcular o custo dos atendimentos no Agidesk?

Como calcular o custo dos atendimentos no Agidesk?

Como calcular os custos dos atendimentos no Agidesk
Como calcular os custos de atendimento no Agidesk

Uma das dúvidas mais recorrentes de um gestor de empresa é: quanto se está gastando com o atendimento dos clientes?

Essa dúvida é ainda mais latente se a empresa presta serviço, ou faz a cobrança por hora. Afinal, cada atendimento tem suas particularidades e grau de complexidades.

Vale salientar que, saber o custo dos atendimentos não serve apenas para fazer a cobrança dos clientes. Muitas empresas embutem o custo de suporte no valor do produto, essa realidade é muito comum em empresas de SaaS. Mas ainda assim precisam saber quanto o suporte ao cliente está custando, justamente para ajustarem o preço do produto à realidade.

Em outros casos, as empresas prestam atendimento aos clientes internos (os colaboradores). Esse gasto, muitas vezes é pago pela área de TI, que fica conhecida como uma área de “custos”, sendo que o gasto deveria ser distribuído entre os gestores de cada área. Nesses casos, saber o real custo dos atendimentos, é muito mais para fazer um rateio interno, do que de fato emitir uma cobrança.

E para que a empresa, ou a área, não fique no “preju”, cobrando menos do que deveria, ou pesando demais a mão na hora de fazer o preço, é que preparamos este artigo. Vamos te mostrar como é fácil controlar os custos no Agidesk e saber o gasto real em atendimentos.

Entendendo quais os custos são controlados pelo Agidesk

No Agidesk, é possível controlar os seguintes custos:

Custo hora da equipe:

O custo hora, diz respeito ao custo de mão de obra hora homem registrada. Ou seja, qual o custo de cada hora de trabalho registrada no sistema. Esse registro é feito através do Timesheet automático (botão play), ou do valor imputado manualmente em cada atividade.

O custo hora da equipe é atribuído diretamente no cadastro da equipe, e vai ser o valor aplicado a cada membro dessa equipe.

Por exemplo: Se você atribuir o custo hora de R$ 100,00 (cem reais) para a equipe de desenvolvimento e esta equipe tiver 20 membros, cada um desses membros herdará o valor de R$ 100,00 por hora. Cada hora de trabalho registrada por um membro dessa equipe terá um custo de R$ 100,00. Se for feito o apontamento de 1h30 min. em um atendimento, o custo final desse atendimento terá sido de R$ 150,00 (cento e cinquênta reais).

Custo por hora da equipe

Custo hora por agente:

O custo hora por agente, é configurado diretamente no cadastro do agente e será válido apenas para aquele agente.

No Agidesk, é possível cadastrar um valor geral para uma determinada equipe (desenvolvimento, por exemplo), e um custo diferente apenas para alguns membros dessa equipe.

Nesse caso, o sistema irá atribuir o custo hora da equipe para os agentes que não tiverem um custo de hora específico. Já, para aqueles casos em que o custo hora tiver sido atribuído no agente, o sistema irá respeitar o valor cadastrado para o agente.

Exemplo: a equipe de desenvolvimento tem um custo hora de R$ 100,00. Mas o agente João, tem um custo hora de R$ 150,00.

Toda vez que algum membro da equipe fizer um apontamento de horas no sistema, será gerado o custo de R$ 100,00/hora, exceto quando o apontamento for feito pelo agente João, que no exemplo proposto será um custo por hora de R$ 150,00.

Para que não restem dúvidas: quando o custo hora homem for atribuído na equipe e nos agentes, irá predominar o custo atribuído ao agente.

Custos adicionais:

Os custos adicionais serão somados ao custo total do atendimento. E podem ser inseridos em cada chamado, para controlar despesas complementares ao custo de mão de obra. 

Poderão ser atribuídos custos como despesas de viagem, despesas com visitas à clientes, compra de equipamentos, etc.

Para atribuir um custo extra ao atendimento, vá até o botão de configurações do chamado (aquele representado por três pontinhos “…”, localizado no canto superior direito da tela do chamado) e clique em “custos adicionais”. Clique em “novo custo adicional”, atribua um título, data e valor do item e clique em salvar. O sistema irá gerar uma lista de custos adicionais.

Lista de custos adicionais Agidesk

Contratos:

Para fazer uma análise de rentabilidade, entre o valor gasto para atender uma empresa e valor pago mensalmente por este mesmo cliente, você pode atribuir um custo de contrato, direto no cadastro da empresa, na opção “custos”.

Outra opção, é você gerenciar o valor pago por esse parceiro, através do módulo de contratos, gerando um contrato de contas à receber. Você poderá fazer um comparativo, entre o valor pago no mês pelo cliente, e o gasto gerado com os atendimentos realizados.

Cadastro de contratos Agidesk

Conheça mais sobre o módulo de contratos do Agidesk.

Ajustes de tempo:

Caso você utilize o botão play, para fazer o controle automático de horas trabalhadas pela sua equipe, pode acontecer de alguém esquecer de ligar ou de pausar o play, principalmente nos primeiros dias de uso do sistema. Nesse caso, o próprio agente (se tiver permissão para isso) poderá fazer o ajuste do tempo, tanto em apontamentos automáticos pelo timesheet ou nas horas atribuídas manualmente em cada atividade.

Para fazer a correção, basta ir até o chamado que ocorreu o erro, na aba “atividades” no botão de engrenagem, e fazer a correção das horas. O botão de lixeira exclui definitivamente o apontamento de horas.

Tudo fica salvo na aba “linha do tempo” do chamado, que exibe todo o histórico do atendimento.

Cadastro de horas Agidesk

Acompanhamento de horas

No painel de indicadores, você poderá fazer o acompanhamento dos tempos e custos dos atendimentos.

Abaixo algumas sugestões de indicadores para acompanhamento:

  • Indicador de custo de atendimento (por período);
  • Gráfico de custo por equipe (por período);
  • Gráfico de custo por agente (por período);
  • Lista de custo realizado por cliente (por período);
  • Gráfico de custo por serviço (por período);
  • Gráfico de custo por projeto (por período);
  • Entre outros.
Gráfico de custo por equipe Agidesk

Considerações finais

Para ter uma boa gestão dos recursos da sua empresa, é muito importante controlar os custos de atendimento e acompanhar a evolução dessas despesas. 

Além disso, controlando os gastos com o atendimento, é possível também fazer análise de rentabilidade dos seus contratos, saber a capacidade de entrega da sua equipe e identificar se o seu time está gerando resultado financeiro para o seu negócio!

Se você ainda não usa o Agidesk, aproveita para acessar o nosso site e aproveitar 40 dias de avaliação gratuita da ferramenta, com todos os recursos disponíveis.






Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *