7 Dicas de Como Fazer Reuniões Mais Produtivas

7 Dicas de Como Fazer Reuniões Mais Produtivas

regra das duas pizzas para uma reunião produtiva
Quanto mais pessoas numa reunião, menos produtivo o encontro será.

Uma dica de um gigante do mundo dos negócios, Jeff Bezos, para ter reuniões mais produtivas, é a “regra das duas pizzas“. Bezos nunca faz reuniões em que duas pizzas não seriam suficientes para alimentar todo o grupo.

A lógica: quanto mais pessoas numa reunião, menos produtivo o encontro será. A ideia é que, se você reunir uma equipe muito grande, não chegará a lugar algum.  Também não vale convidar pessoas muito esfomeadas, senão essa conta não vai fechar e a reunião poderá ficar desfalcada (hahaha).

Você já parou para pensar quantas horas do seu dia, ou semana, são gastas com assuntos improdutivos ou em reuniões que não resolvem nada, e que não te levam a lugar nenhum? Não? Pois a Microsoft já!

Em um estudo feito pela empresa, foi apontado que ao menos 16, das 45 horas semanais de trabalho, são gastas em distrações. Dentre elas, reuniões intermináveis de trabalho.

Não é surpresa para ninguém que o mundo moderno está cheio de distrações, das mais diversas possíveis. Entre o tempo desperdiçado nas redes sociais, cafezinhos e conversas de corredor, estão as horas gastas em reuniões improdutivas. 

Mas você há de concordar que, 16 horas, em apenas 45 horas de trabalho, é muito tempo perdido. Representam 2 dos 5 dias de trabalho semanais.

Você sabe se sua empresa está dentro dessa assustadora estatística? Caso esteja, não se preocupe, pois existem maneiras eficientes de manter o controle de tarefas e garantir a produtividade e a felicidade da sua equipe de trabalho.

Partindo desse princípio, vamos lhe passar algumas dicas para evitar as reuniões improdutivas e, ainda, manter o seu time motivado. É só seguir as dicas a seguir:

1 – Planeje tudo antes

planeje a sua reunião com antecedência
Pense nos objetivos da reunião e determine a pauta de conteúdos que deverão ser abordados.

Não tem jeito. Por vezes, as reuniões são inevitáveis. Você precisa realizar reuniões para estabelecer uma comunicação com a equipe, ou para resolver problemas de forma coletiva. As reuniões fazem parte do dia a dia dos empreendedores.

Contudo, você pode tornar esses momentos de reuniões mais produtivos e menos traumáticos. Uma das maneiras de fazer isso é planejando.

Sempre que possível, planeje suas reuniões com antecedência. Pense nos objetivos dessa reunião (tente limitar a quantidade de objetivos), determine a pauta de conteúdos que deverão ser abordados. Conduza sua reunião de forma que ela não fuja dos objetivos inicialmente planejados para a mesma.

Defina o objetivo central da sua reunião: por que você precisa de uma reunião?

Depois de criar a pauta, defina previamente os convidados da reunião e envie, com antecedência, um e-mail para os participantes com a pauta e os objetivos da reunião.

Evite reuniões infinitas. Defina um tempo de duração (o ideal é que não ultrapasse 30 minutos), e tente agendar as reuniões para o início da manhã. Agende com antecedência um local para a reunião, uma sala para a acomodação dos participantes.

2 – Participantes

Uma reunião enxuta costuma ser mais eficaz e mais produtiva.
Evite convidar pessoas que não irão tomar decisões ou dar ideias

Ao escolher o público da reunião, pense com cautela em quem realmente deve participar dessa reunião. Evite convidar pessoas que não irão tomar decisões ou dar ideias. A comunicação, quanto a decisões, pode ser feita até por e-mail.

As chances de se distanciar do objetivo da reunião aumentam, a medida em que você inclui pessoas que não estão diretamente ligadas ao tema e objetivos da reunião. Além de tirar essas pessoas de suas atividades-chave.

Tente não convidar muitas pessoas. Uma reunião enxuta costuma ser mais eficaz. Quando muitas pessoas participam, a reunião tende a ser menos produtiva.

Existe um número de ouro para reuniões. Sugere-se a participação de no máximo 7 pessoas. Repito: no máximo 7 pessoas. Cada participante adicional pode gerar uma perda de produtividade de até 10%.

3 – Pontualidade é tudo

Pontualidade na reunião é tudo
Prestigie aqueles que tiverem sido pontuais.

Comece a reunião pontualmente, independentemente de quem já tenha chegado ou não. A medida que os participantes cheguem, não os constranja, pois o simples fato de chegarem com a reunião já em andamento irá criar nesses participantes um senso de responsabilidade e pontualidade para as próximas reuniões.

Não retome assuntos já abordados. Quem chegou atrasado pode se informar das decisões já tomadas, ou informações passadas através da ata de reunião.

Prestigie aqueles que tiverem sido pontuais. Se possível, lhes confira um mimo, nada grandioso. Às vezes, até um elogio é o suficiente.

Não estenda a reunião. Tente vencer a pauta dentro do tempo estipulado para a reunião. Reuniões nunca deveriam durar mais de uma hora, pois já viram conferência ou palestra.

4 – Elimine as distrações

celulares e computadores podem atrapalhar a reunião
Solicite que todos os participantes desliguem os celulares e também os computadores.

Não desperdice o tempo da reunião com amenidades e assuntos circunstanciais. Para isso, já existe a hora do cafezinho. Afinal, ninguém é de ferro, não é mesmo?

Já no início da reunião, solicite que todos os participantes desliguem os celulares e também os computadores

Nada mais chato e inoportuno do que ficar usando o celular durante uma reunião. Além de distrair os demais participantes, quem usa o aparelho para imediatamente de prestar atenção no que está sendo tratado. 

Você não quer ficar igual ao Homer Simpson, com um macaquinho batendo pratos no cérebro, enquanto a Marge fala, não é mesmo? Então elimine todas as distrações.

Inclusive, tente evitar que só uma pessoa fale durante a reunião. Se alguém se alongar, você deve gentilmente interromper, agradecer a colaboração e pedir a colaboração dos demais participantes.

5 – Evite usar apresentações

evite usar apresentações em reuniões
Você gasta muito tempo fazendo, revisando e, depois, mais tempo ainda apresentando.

Não tem coisa mais maçante e improdutiva do que PPT. Tudo bem, há controvérsias… Mas digamos que é o consenso sobre o assunto.

Você gasta muito tempo fazendo, revisando e, depois, mais tempo ainda apresentando isso para os participantes da sua equipe que, a essa altura, já podem estar bocejando. Além disso, a reunião tende a se tornar unilateral. Só um fala, ninguém interage, as caixinhas das idéias se fecham.

Portanto, evite usar apresentações em PPT, ou qualquer outro tipo de aplicativo. Guarde esse recurso para quando for fazer uma palestra.

6 – Faça um plano de ação

Defina as tarefas, os próximos passos para depois da reunião.
Registre as tarefas e coloque prazo para que elas sejam cumpridas.

Como sua reunião ocorreu por um objetivo, esse objetivo precisa ser alcançado, e nem sempre é possível alcançá-lo durante a reunião. Para isso, crie um plano de ação claro e objetivo. 

Defina as tarefas, os próximos passos para depois da reunião. 

Atribua um responsável para cada tarefa. Registre as tarefas no seu sistema de controle e gestão de tarefas e coloque prazo para que elas sejam cumpridas.

Mantenha o controle das tarefas até a sua conclusão e, depois disso, meça se o resultado atingido está dentro do esperado.

7 – Documente assuntos e tarefas

faça uma pequena ata dos assuntos que foram abordados na reunião e das tarefas distribuídas
Faça uma pequena ata dos assuntos que foram abordados.

Depois da reunião, é comum que algumas pessoas se esqueçam do que foi tratado, ou mesmo tenham interpretações diversas sobre as decisões tomadas ou tarefas atribuídas.

Para que isso não aconteça, logo ao final da reunião, faça uma pequena ata dos assuntos que foram abordados e das tarefas distribuídas, e a envie a todos os participantes por e-mail.

Se o assunto for técnico, extenso, ou por qualquer outro motivo exija um nível maior de cuidado, você pode criar uma pasta na Base de Conhecimento, e compartilhar o conhecimento com as pessoas interessadas.

Concluindo

Essas foram apenas algumas dicas rápidas e valiosas para você e sua equipe conseguirem fugir de reuniões improdutivas. 

Mas uma das formas mais eficientes para você conseguir colocar tudo isso em prática, é contar com um sistema de controle de tarefas inteligente. E, nisso, o Agidesk pode te ajudar!

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